Las fases del Examen Especial de la Contraloría General del Estado

El examen especial de la Contraloría General del Estado no es solo un proceso de auditoría; es un procedimiento administrativo compuesto por varias fases, que si no se afrontan con sapiencia, prudencia y cautela, puede derivar en situaciones críticas. Cada una de estas fases representa una oportunidad vital para que el servidor público o el contratista ejerza su derecho constitucional a la defensa.

El objetivo principal para el notificado, consiste en procurar desde las primeras fases del examen que el proceso no se agrave y evitar que las observaciones escalen a instancias que alcancen una trascendencia económica sancionatoria o una investigación en el campo penal, debiendo justificar cada actuación con la documentación pertinente y así, no otorgar ventajas a la auditoría que generen responsabilidades administrativas, glosas civiles o incluso indicios de responsabilidad penal.

Lamentablemente en este año estamos observando como estos procesos de auditoría interfieren con la gestión diaria de los servidores, puesto que sumadas a las tareas laborales regulares, adicionalmente también deberán dedicar tiempo para preparar las respuestas y ubicar la documentación para contestar los múltiples requerimientos de información y comunicaciones de hallazgos para defenderse de las observaciones notificadas.

Por lo tanto, es importante familiarizarse con cada una de sus fases, prestando especial atención a las Comunicaciones de Resultados Provisionales y a la Lectura del Borrador del examen, puesto que una defensa sólida en estas etapas podrían ahorrar preocupaciones, malestares, y sobre todo recursos económicos, con la meta de evitar las sanciones del órgano de control.

A continuación, detallamos las fases del examen especial :

1. La Orden de Trabajo

Es el instrumento administrativo que da inicio al proceso. Fija el tema del examen especial y el alcance (la materia auditada y el período a revisar). A partir de emitida la orden de trabajo, la Contraloría tiene un plazo de 180 días laborables para emitir y aprobar el informe final.

2. Solicitudes de Información o Requerimientos de Documentación

Antes de que existan hallazgos, los auditores solicitarán información para verificar el cumplimiento de los trámites.

• Propósito de esta fase: La Contraloría busca determinar si existieron falencias o si todo se realizó correctamente.

• Recomendación: Aunque a veces, no se establece un plazo rígido en el oficio, se recomienda contestar dentro de 10 días calendario para demostrar diligencia y transparencia.

3. Comunicación de Resultados Provisionales

Toda vez que los auditores han revisado los expedientes custodiados por la institución y han recibido las repuestas a los requerimientos de la información, se han generado hallazgos u observaciones preliminares que serán comunicados a los involucrados para obtener sus puntos de vista. Y esta etapa es una de las más importantes, puesto que respondiendo de forma adecuada y sustentada, el servidor o contratista podría deslindarse total o parcialmente del tema, o en su defecto, disminuir su grado de responsabilidad en el hecho observado.

• El objetivo: Los servidores o contratistas deben desvirtuar de forma total o parcial lo señalado por los auditores.

• Soporte: Es obligatorio adjuntar documentos de prueba o anexos que certifiquen lo que se dice en la respuesta. No basta solo con argumentos genéricos, si los auditores mencionan que encontraron un incumplimiento, debes responder técnicamente las razones que lo desvirtúen, o en su defecto que te deslinden de dicho hallazgo.

• Plazo: Se conceden 10 días calendario para la contestación.

4. Borrador del Examen Especial y Conferencia de Lectura

Es el documento previo al informe aprobado. Antes de cerrar esta fase, se convoca a una conferencia de lectura a la que se puede asistir de forma presencial o telemática.

• Última oportunidad: Tras esta lectura, los interesados pueden solicitar una copia del borrador del informe, y tienen 5 días laborables adicionales contados a partir de la lectura para presentar respuestas finales sobre los puntos señalados en el borrador. De igual forma que en la fase anterior, esta respuesta deberá acompañarse del soporte documental o probatorio que fortalezca la objeción a las observaciones del equipo auditor.

Cabe recalcar que esta es la última fase que el interesado tendrá la oportunidad de desvirtuar el hallazgo o desvincularse de la observación, puesto que luego de ello, la Contraloría elaborará el Informe del Examen Especial en conjunto con el listado de responsabilidades administrativas y civiles, y los informes de responsabilidad penal que serán tramitados de conformidad con su normativa por cuerda separada.

Es generalmente conocido que los auditores de la CGE en ocasiones, suelen repetir las observaciones sin considerar las respuestas previas; por lo tanto, contestar el borrador del examen especial se constituye en la oportunidad final para ratificar lo previamente remitido como descargo y/o añadir nuevos elementos que coadyuven a deslindarse de la observación notificada.

5. Informe del Examen Especial (Informe Definitivo)

Una vez analizada toda la documentación, la Contraloría emite el informe final que contiene las conclusiones y recomendaciones. Este informe se notifica formalmente a la entidad y a los servidores para su cumplimiento obligatorio. No es susceptible de impugnación, tampoco se otorga un plazo para su respuesta, pero en la práctica se recomienda contestarlo con el objetivo de complementar alguna respuesta previa o adjuntar documentación que no se tuvo disponible en las fases anteriores.

Conclusión: La Prevención como Estrategia de Defensa

La importancia de este proceso radica en la capacidad de reacción del administrado. Una buena respuesta, técnica y especializada, emitida dentro de los tiempos legales y respaldada con suficiencia evidencia documental, es la herramienta más eficaz para que encontrar una salida a los temas notificados antes de la publicación del informe definitivo, puesto que de continuar siendo notificado en las etapas posteriores de predeterminaciones de responsabilidades administrativas, civiles-glosas, u órdenes de reintegro, llevará consigo una carga económica que el interesado deberá nuevamente defenderse para tratar de desvanecer totalmente y no ser sancionado.

También es sustancial actuar con conciencia y honestidad. Sabemos que en el ejercicio de la función pública, tanto para servidores o contratistas, se puede recaer en omisiones o errores administrativos involuntarios o de buena fe, por distintos factores como una elevada carga laboral, disposiciones superiores de último momento, o por la misma ejecución en la prestación del servicio público estatal. No obstante, presentar respuestas o contestaciones que no compaginen con la realidad de cada trámite, podría acarrear situaciones negativas para el contexto de su defensa, pudiendo incluso perjudicar su situación.

Consecuentemente, responder cada etapa con inteligencia, pericia y soporte documental permitirá justificar las actuaciones, deslindar responsabilidades, disminuir el grado de responsabilidad, o no agravar su participación en las observaciones notificadas, siempre que se realice dentro del tiempo oportuno. Actuar de manera preventiva en las fases previas a la publicación del Informe del Examen Especial, aumenta las posibilidades de evitar predeterminación de sanciones y garantiza que el servidor o contratista no quede en una situación de desventaja ante el control estatal, que en los tiempos actuales, se intensifica de manera progresiva, asfixiante y en muchos casos, injusta.

La clave no es solo defenderse, sino hacerlo con prudencia y cautela. Para mayor información o asesoría para las contestaciones a las notificaciones correspondientes a cada una de las fases de la auditoría, contactarse con MYB Consultores.